01.09.2015

Jetzt geht’s los ...

Jetzt geht’s los ...

Saisoneröffnungsfahrten. Dem Kunden ein neues und exotisches Feuerwerk bieten zu können, erfordert eine frühzeitige und detaillierte Vorbereitung sowie jede Menge Teamwork.

Die Vorbereitungen für die Eröffnungsfahrt sollten bereits frühzeitig in der Geschäftsleitung beginnen, und die Frage nach den erwarteten Zielen der Fahrt sollten geklärt werden: Möchte man neue Kunden akquirieren, oder soll sie als Werbe- und Präsentationsmittel dienen, um das Unternehmen mit einem Highlight (neu)  vorzustellen? Es ist zu bedenken, dass vor einer neuen Saison die Kommunikation zwischen allen Unternehmensteilen vielleicht nicht mehr routiniert läuft und durch Zu- und Abgänge der Reiseleiter oder durch Strukturveränderungen im Unternehmen  erschwert sein kann.

Die detaillierte Vorbereitung ist sicherlich umfangreich,  sollte jedoch in einer verhältnismäßig ruhigen Saisonphase als Vorbereitung und Training für das Funktionieren des Teams und der internen Abläufe in der Hochsaison gesehen werden. Die Entwicklung von Checklisten und Leitfäden für die Saisoneröffnungsfahrt ist zwar einmalig eine zeitaufwändige Tätigkeit, zu bedenken ist jedoch, dass diese auf jede größere und logistisch schwierigere Fahrt adaptierbar sind und jeden beteiligten Reiseleiter und Mitarbeiter in die Lage versetzen, die Reise und deren Ablauf jederzeit zu durchschauen und individuell zu handeln.

Die richtige Inszenierung
Die Saisoneröffnungsfahrt muss trotz aller organisatorischen Hindernisse ein inszeniertes und einmaliges Highlight für die gesamte Saison werden. Etwa:
• Sektempfang am Bus durch Kellner im Frack
•     der Unternehmer, der selbst einen der Reisebusse fährt
•     Reisebegleitung im Bus durch Hostessen und Ausschank von Sekt und Wein
•     Reisebegleitung durch einen VIP-Überraschungsgast
•     Zeigen eines Videofilms über Reiseziele des Unternehmens
•     Begleitung der Reise durch einen Fotografen oder Einsatz von Kameras durch die Mitarbeiter
•     der Unternehmer zum Anfassen, der die Kunden begrüßt und eine Rede hält
•     Empfang durch eine Trachten- oder Musikgruppe auf dem Marktplatz des Zielorts mit einem Schnäpschen für alle Kunden
•     persönliche Begrüßung durch den Bürgermeister der Stadt
•     organisatorisch einwandfreier Empfang im Hotel durch schon vorgereiste Reiseleiter des Unternehmens
•     Ausrichtung eines Galaabends mit Musik und Unterhaltung sowie Informationen über das Unternehmen.

Schlechtes Wetter, wenig Hotelpersonal ...
Zu beachten ist, dass der Termin einer Saisoneröffnungsfahrt in einer frühen Phase liegt. Dies kann zur Folge haben, dass das Wetter schlecht sein kann. Zudem ist zu erwarten, dass die Abläufe in einem Hotel oder Restaurant saisonbedingt noch nicht eingespielt sind, oder schlimmer, schlicht Personalmangel herrscht. Die Ziele einer Eröffnungsfahrt sind zumeist klassische Ziele, die neu aufgelegt oder exklusiv gestaltet sind. Doch sind in einer Frühphase der Saison bereits alle locations geöffnet? Ist es angebracht, die ausgewählte Destination bei schlechten Wetter anzufahren? Auch ist zu beachten, welche Tücken eine Fahrt mit drei oder gar mehr Bussen haben kann. Zubringerdienste können sich auf Grund der hohen Kapazitäten verspäten, die Abfahrt und Hotelankunft verzögern. Sind unterwegs genügend Raststätten, die größere Kapazitäten aufnehmen können?

Oft sind es VIP-Kunden
Noch stärker als bei „normalen“ Fahrten steht bei einer Saisoneröffnungsfahrt gerade für den Reiseleiter der Kundenkontakt im Vordergrund. Er muss Emotionen, Freude und vor allem die Lust auf Mehr vermitteln können. Da viele Kunden persönlich eingeladen worden sind und zumeist die besten und treuesten Kunden sind (VIP-Kunden), gilt besondere Zuwendung und persönlicher Einsatz als oberste Prämisse.
Nicht selten möchten Kunden gerade auf Eröffnungsfahrten und im Kreise netter Gespräche ein „Souvenir“ in Form einer Reisebuchung mit nach Hause bringen. Um auf diese Situation vorbereitet zu sein, empfiehlt es sich daher, schon im Vorfeld der Reise dieses Thema mit den zuständigen Mitarbeitern zu erörtern und sich vorzubereiten (Mitführen von Anmeldeformularen, Katalogen,  Quittungsblocks et cetera).
Ulrich Gauf*

*Reiseleiter-Zertifikat Bundesverband der Deutschen Tourismuswirtschaft und Hochschule Bremen

Anzeige
Anzeige
Bus-Fahrt

Bus-Fahrt
Das Magazin für die Omnibusbranche

Heft 06/2017 vom
15. Juni

Ausgabe Online lesen

Blättern Sie im Sonderdruck Premium-Ziele

Blättern Sie online im aktuellen Bus-Fahrt E-Paper

Sie planen einen Gruppenausflug? Dann finden Sie in unseren Themenspecials sicherlich etwas passendes.

bordspielDer Bestseller der Bus-Fahrt: das Unterwegs-Quiz „Bordspiel“. 10 Fragen zu einer Stadt oder Region, kostenlos zum Download. mehr ...

 

Wer darf rein? Wer muss draußen bleiben?

» alle Umweltzonen auf einen Blick

Der beliebte Kursus der Bus-Fahrt für Reiseleiter, Busfahrer, Ausbilder und Chefs, die Reiseleiter und Busfahrer einsetzen und ausbilden. mehr ...

 

Besuchen Sie BUS-Fahrt bei Facebook Besuchen Sie BUS-Fahrt bei Twitter Immer auf dem neusten Stand: mit dem BUS-Fahrt Newsletter

Nach oben

© Bus-Fahrt – Das Portal für die Omnibusbranche 2017