01.11.2016

Mit Taktstock und Taktgefühl

Mit Taktstock und Taktgefühl

Musikalische Impressionen als Reisegrund liegen bei vielen Buszielgruppen voll im Trend. Um den vielen emotionalen Wünschen gerecht zu werden und erfolgreiche Reiseabläufe zu ermöglichen, gilt es, Kundenerwartungen zu verstehen und umzusetzen.

Die Reisen zum Thema Musik sind vielfältig und variieren in Umfang und Art. Sie reichen von Klassikreisen mit dem Charakter einer Studienreise bis zum Volksmusikfestival, wo es schon deutlich zünftiger hergehen kann. Gerade auch Musicals sind ein Dauerbrenner und von einem heterogenen Publikum nachgefragt. Die Touren reichen von Mehrtagesfahrten mit täglichen musikalischen Highlights oder Shows über den Kurz-Trip mit einem Konzert oder Musical sowie kurzem Rahmenprogramm in der Zielstadt/-region, bis zur vermeintlich einfachen Transferfahrt zum Event und zurück. Dies wirkt sich auch auf die Erwartungen und Verhalten der Zielgruppe aus. Hieraus resultiert die Art der Bewerbung der Reise und des dadurch angesprochenen Publikums.

In Zeiten von Stau und dichten Ballungsräumen ist die pünktliche Ankunft und Teilnahme am Event umso schwieriger. Juristische und organisatorische Gründe stellen für die Reiseleitung eine wichtige Grundlage der Planung dar: Das Event kann mitunter den Hauptreisegrund darstellen, so dass bei Ausfall wegen Verspätung eine Beeinträchtigung im Produktkern vorliegen und zu Schadensersatzansprüchen führen kann. Eine pünktliche Anreise ist durch ausreichend Vorlaufzeit und realistische Planung bei der Anfahrt abzusichern. Achtung: Auch für Rahmenbedingungen gilt dies, etwa wenn Gepäckstücke fehlen und Hotelankunftszeiten ausfallen – ohne Smoking kein Opernball.

Bockwurst vor der Oper?
Ebenso wie die Events variieren auch die Spielstätten und reichen von kleinen Festhallen, Kirchen und (Varieté-)Theatern über moderne Musical-Domes bis zur riesigen Multifunktions-Arena. Hierauf sind die Vorbereitungen und Planungen in Bezug zu Anfahrt und Einlassprozedere detailliert vorzubereiten und abzustimmen. Bei mehrtägigen Reisen in ein Zielgebiet mit dem Besuch von Musikveranstaltungen bleibt demnach mehr Zeit für Koordination als bei Tagesevents, wie etwa Musicals. Bei allen gilt es, möglichst viele organisatorische Vorkehrungen schon vor der eigentlichen Eventanfahrt zu treffen: Voucher, Eintrittskarten, Zufahrtswege, Ausstiegs- und Zustiegspunkte, Parkplätze, et cetera. Gerade bei größeren Events in Multifunktionsarenen fehlt oft der persönliche Empfang, wodurch Kontaktaufnahme im Vorfeld, Ortskenntnisse und Zeitreserven umso wichtiger sind. Der vorgelagerte Kontakt zu den Veranstaltern und Sales-Partnern ist daher besonders wichtig und oftmals hilfreich. Eine gute Planung der Abfahrt ist auch mit Blick auf die gesetzlichen Lenk- und Ruhezeiten sowie die weiteren Reisebestandteile einzubeziehen.

Für viele Musik-Freunde und Fans ist der Besuch eines Konzertes oder Musicals oft ein lang gehegter Wunsch oder der Höhepunkt des Jahres. Freunde der klassischen Musik stellen an die Reise mitunter jedoch andere Ansprüche und erwarten ein anderes Verhalten der Reiseleitung als Gäste beim Musical oder dem Musikantenstadl. Der beliebte Verkauf der Bockwurst unterwegs, ist bei der Anreise zum musikalischen Varieté-Diner eher contra-produktiv. Einstellungen und Erwartungen zu verstehen, Empathie zu zeigen und die Reisewünsche zu erfüllen ist Anspruch an die Reiseleitung. Hilfreich sind die Katalogausschreibung der Reise, das Gespräch mit der Sachbearbeitung und den Veranstaltern.

Gerade bei (Musik-)Vereinen und Gruppen zieht das emotionale Reisethema Musik. Hierbei ist jedoch dringend auch auf die Gruppenzusammensetzung zu achten. Ist die Reisegruppe geschlossen, oder existiert eine Gruppe in der Gruppe? Der Reiseleiter sollte auch emotional dabei sein und sich nicht auf normaler Transferfahrt wähnen: ein Grundwissen zu Musikrichtung und Interpreten zeigt Integration in die Gruppe. Anekdoten, Wissenswertes über Darsteller, Erfahrungsberichte und Berichte über die aufwändige Bühnenshow unterstreichen dies, fordern vom Reiseleiter jedoch auch die Fähigkeiten eines Animateurs. Das Einspielen von passender Musik hebt die Stimmung schon bei der Anfahrt und läutet den Reisehöhepunkt ein.

Einspielungen von Musik im Bus müssen jedoch aus rechtlicher Sicht legal und von den Gema-Verordnungen gedeckt sein. Informationen zu diesem wichtigen Thema und entsprechende Rahmenverträge bietem der RDA oder die Gema. Viele Musical- und Musikreiseveranstalter bieten auf Nachfrage vorgefertigte Tonträger und Videos zur Einstimmung der Gäste an.
Manche Konzerte oder Festivals können mitunter extrovertiert und exzessiv sein. Häufig ist hierbei ein junges Reisepublikum an Bord, das den Bus als reines Transfermittel sieht und keine Rund-um-Betreuung durch Reiseleitung und Buschauffeur wünscht. Die ausgelassene Stimmung birgt Probleme: Übermäßiger Alkoholgenuss etwa kann Ärger, Kommunikationsprobleme und mitunter juristische Folgen haben. Klare Erklärungen und Hinweise vor Fahrtantritt und im Einzelgespräch, klare Führung mit Fingerspitzengefühl sind hier wichtig, um die Situation jederzeit beherrschen und sicherheitsbewusst handeln zu können. Auch hierzu bietet der RDA Mitgliedern juristische Beratung.

Bus-Fahrt

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Das Magazin für die Omnibusbranche

Heft 08/2017 vom
15. August

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