Dokumentieren Sie die ganze Saison über detailliert Vorfälle, Ereignisse und Pannen. Ergänzen Sie Ihr Handeln durch Gespräche mit den Sachbearbeitern: Wo waren Buchungs- und Reservierungsprobleme? Wie funktionierten die internen Kommunikationskanäle? Gab es technische Mängel? Gab es Probleme bei An-/Abfahrt, Touren und Routen oder mit bestimmten Dienstleistern? Gab es Änderungen oder Wechsel von wichtigen Kontaktdaten, Mitarbeitern und Dienstleistern? Gibt es neue Anfahrtswege, Routen oder Abfahrtsorte/-zeiten?
Für eine richtige Inszenierung und Vermittlung von neuen Produkten, gerade bei Saisonabschlussfahrten, informieren Sie sich über neue Reisethemen, neue Destinationen und Ziele, neue Partner und Dienstleister, neue Kataloge und Onlineauftritte, neue Ausstattungen und Busse, neue Leistungen und Services. Auch bei langjährigen Partnern und Destinationen sind Veränderungen möglich und mitunter auch sinnvoll. Prüfen Sie Veränderungen bei Ansprechpartnern und Dienstleistern, Abläufen der Partner, Hotels und Zubringern, Preisen, Abfahrts- und Öffnungszeiten, Angeboten und Rabatten.
Am Ende einer langen Saison steht als Highlight zumeist die Saisonabschlussfahrt – nutzen Sie die Gelegenheit, die Probleme der Saison auszuwerten, um zu einer perfekten Abschlussfahrt beizutragen. Dokumentieren und kommunizieren Sie zudem Probleme für die winterliche Saisonvorbereitung.

Zur Organisation nutzen Sie eine Checkliste, die auf die Saisonabschlussfahrt adaptierbar ist oder kreieren Sie eine:
•    Wer ist Fahrtleiter/Organisator?
•    Wie viele/welche Busse sind dabei?
•    Wie ist die Mitarbeitereinplanung?
•    Was wird von den Reiseleitern erwartet? Vorträge, Vorstellung?
•    Welche Musik, welche Videos laufen während der Reise? (Dia-Show, Werbung, neue Destinationen)
•    Welche Getränke werden serviert (Sektempfang am Bus?)?
•    Wie sieht die Abendshow aus?
•    Wie ist der Ablaufplan?  Stellen  Tourguides ihre Länder/Reisen vor?
•    Wie werden die Gäste einbezogen?
•    Welche Destinationen und Themenschwerpunkte werden neu gesetzt?
•    Können die Kunden direkt buchen? Gibt es spezielle Angebote?
Achtung: Der Ablauf kann auf Grund der hohen Besucherkapazität Raststätten, Zubringer/Shuttledienste, Hotels und Dienstleister überfordern. Späte Reisetermine können in der Nachsaison mit entsprechenden Witterungs-, Standort- und Serviceproblemen einhergehen.

Tipp: Das Anlegen einer Fotomappe, Hinweise auf Ihre nächsten Reiseziele sowie Tipps für sinnvolle Reiseverläufe für VIP-Kunden schaffen Kundenbindung, Buchungen und Vorfreude.
Ulrich Gauf