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15.09.2018

Auf in die neue Saison!

Auf in die neue Saison!

Die Saisoneröffnungsfahrt ist der Kick-Off und somit wichtiger Auftakt in eine erfolgreiche Saison. Sie muss dem Kunden Perfektion und Exklusivität bieten – der Kunde wünscht Emotionen, Reisekontakte und ein exotisches Reise-Feuerwerk. Bei der Vorbereitung ist Teamwork und Kreativität auf allen Ebenen gefordert.

Bei der wichtigen Aufgabe der Planung der Saisoneröffnungsfahrt gilt es, einen Dialog zwischen Geschäftsführung, Sachbearbeitung und Partnern zu initiieren. Möchte man gezielt Stammkunden ansprechen und neue Reisetrends vorstellen? Oder soll die Saisoneröffnungsfahrt gezielt als Werbe- , Präsentations- und Akquisemittel dienen, um das Unternehmen mit einem Highlight neuen Kunden vorzustellen? Was wünscht der entsprechende Kunde? Welche sind die passenden Trends der Saison? Die Reiseleitung muss sich hierbei frühzeitig in diesen Prozess mit ihrem Knowhow und ständigem „Ohr am Kunden“ qualitativ und kreativ einbringen. Neben exklusiven und spannenden Destinationen kommt es auf den AHA-Effekt an:

• Sektempfang am Bus serviert durch Kellner im Frack
• Der Unternehmer, der selbst einen der Reisebusse fährt
• Reisebegleitung durch einen VIP-Überraschungsgast
• Begleitung der Reise durch einen Fotografen/ Einsatz von Kameras durch die Reiseleitung
• Empfang durch eine Trachten- oder Musikgruppe am Abfahrts-/Zielort
• Kreative Animation der Reisegäste unterwegs und bei Haltepunkten mit Sightseeing
• Kreativität und Emotionen legen das nachhaltige Fundament für den erfolgreichen Start in die Saison und binden den Kunden durch ehrliche Begeisterung

Auch organisatorisch gibt es hohe Erwartungen – und Herausforderungen. Vor einer neuen Saison gilt es, die Kommunikation und Abläufe zwischen allen Unternehmensteilen und Partnern zu aktualisieren; Zu- und Abgänge der Mitarbeiter, Reiseleiter oder Strukturveränderungen im Unternehmen könnten bewährte Abläufe behindern. Generell sollten in der verhältnismäßig ruhigen Winter-Saisonphase Checklisten für umfangreichere und kundenstarke Reisen durch die Reiseleitung überarbeitet oder neu angelegt, Problembereiche der Vor- Saison analysiert und abgestellt werden. Dies nützt der Vorbereitung und dient als Training für das Funktionieren des Teams und der internen Abläufe in der Hochsaison. Auch der Reisetermin ist zu beachten, die Wetterlage vor Ort gilt es daher in die Planung einzubeziehen. Exklusive Alternativen für wetterabhängige Reisebestandteile sind zu entwickeln und vorzuhalten. Auch sind mitunter in der Hochsaison beliebte Etappen oder Ausflugsziele im Frühjahr noch nicht geöffnet. Abläufe in einem Hotel, Restaurant oder Destination könnten ebenfalls noch nicht eingespielt sein oder Personalmangel herrschen. Vorbeugende Kontrollen sind hier von der umsichtigen Reiseleitung gefordert. Eine enge Absprache mit dem Partner vor Ort und den Dienstleistern oder Paketern ist sicherzustellen. Auch bei einer „Fahrt ins Blaue“ oder zu einer exklusiven Destination gibt es teils weniger Erfahrungen über Probleme und Risiken als bei einer Routinefahrt, was zu Verzögerungen und Komplikationen führen kann. Auch ist bei einer Fahrt mit drei oder mehr Bussen eine vorausschauende Planung wichtig: Zubringerdienste können sich auf Grund hoher Kapazitäten verspäten, die Abfahrt und Hotelankunft schwieriger sein, länger dauern.

Begleitpersonal ist einzuarbeiten. Sind unterwegs genügend Raststätten mit passenden Kapazitäten vorhanden? Ausreichende Pufferzeiten und Überbrückungsevents sind einzuplanen. Noch stärker als bei „normalen“ Fahrten steht bei einer Saisoneröffnungsfahrt für die Reiseleitung der Kundenkontakt im Fokus. Die Reiseleitung muss in fachlichen Beiträgen sowie in kleineren Gesprächsrunden Emotionen, Freude und vor allem die Reiselust auf Mehr vermitteln. Da bei Saisoneröffnungsfahrten viele Kunden oft persönlich eingeladen wurden und zumeist die besten und treuesten Kunden sind (VIP-Kunden), gilt besondere Zuwendung und persönlicher Einsatz als oberste Prämisse. Anmeldeformulare, Kataloge und Quittungsblöcke sind mitzuführen. Der individuelle Saisoneinsatzplan erleichtert den Dialog und die Koordination mit (Stamm-)Kunden. Nachhaltige Momente durch Animation zu inszenieren schafft bindende Emotionen. Jedes Gespräch und jedes Foto der Reise ist ein potentieller Multiplikator bei heimischen Treffen mit Nachbarn oder Freunden. Für die Reiseleitung gilt es jedoch, sich auf diese Prozesse mit der Unternehmensführung und der Sachbearbeitung vorzubereiten, um eine wirtschaftlich, datenrechtlich und marketingtechnisch erfolgreiche Eröffnungsfahrt zu organisieren.

 

So wird der Startschuss erfolgreich
Wir sprachen mit Uwe Schneider, Geschäftsführer der Grimm Touristik Wetzlar (GTW), der mit seinem Reise-Team die Saisoneröffnungsfahrt für Bus- und Gruppenreisepartner individuell ausarbeitet und realisiert.

Die Zusammenarbeit mit Paketern verspricht auch für die Saisoneröffnungsfahrt eine Vielzahl an Spezialwissen und Serviceleistungen. Auf was können sich die Reisegäste und Bus-Partner bei der Saisoneröffnungsfahrt freuen?
Uwe Schneider: Die Saisoneröffnungsfahrt ist für den Bus- und Gruppenreiseunternehmer und die Reisekunden gleichermaßen der wichtige Auftakt in die Reisesaison – ein zunehmend nachgefragtes Reisesegment mit deutschen und internationalen Destinationen. Ob „Fahrt ins Blaue“ oder zuvor mit allen Leistungen offen kommuniziert: Sie ist für unsere Buspartner eine Möglichkeit, sich mit einem Reise-Highlight positiv darzustellen und den erfolgreichen Startschuss in die Saison zu geben. Die Saisoneröffnungsfahrt ist ein Ausblick auf die Reisesaison, muss also dem erwartungsvollen (Stamm-)Kunden positive Reiseemotionen und Erlebnisse bieten. Daher ist die gründliche Vorbereitung besonders wichtig. Wir verstehen uns daher nicht „nur“ als Ansprechpartner für das Reisearrangement an sich, sondern unterstützen unsere Buspartner auch schon im Planungsprozess. Dieser beginnt bereits bei der Auswahl des Reiseziels und des Reiseablaufs. Dazu gehören innovative Ideen und eine individuelle Beratung, auch bei Fragen zum Thema Marketing und Vertrieb. Informationen über passgenaue und neue Produkte sowie Anregungen von neuen Reisedestinationen bieten etwa unsere Experten vom Außendienst und unsere Länderspezialisten der jeweiligen Zieldestination den Buspartnern. Abgerundet wird die Unterstützung durch die angepasste Außendarstellung gegenüber dem Kunden durch unsere hauseigene Grafik-Abteilung. Diese ermöglicht es uns, schnell und unkompliziert auf die Wünsche und Bedürfnisse der Buspartner einzugehen.

Die Saisoneröffnungsfahrt als imposanter Auftakt in die Saison. Welche neuen Highlights und Trends rund um die Eröffnungsfahrt und die Saison bieten sich für die Bus- und Gruppenpartner?
Schneider: Als Saisoneröffnungsfahrt sind natürlich Metropolen, wie bei unserer Reisekombination von Köln und Düsseldorf, ebenso beliebt wie romantische Destinationen wie bei unserer Neckar-Kombination von Heidelberg und Schwetzingen oder die Erlebnisregion Lüneburger Heide. Eine spannende Möglichkeit zum Start in die Saison bietet etwa auch unser exklusives GTWSonderangebot mit den Ahorn Hotels & Resorts. So bieten sich exklusive Kombinationsmöglichkeiten der Ahorn Hotels & Resorts in Thüringen, Sachsen und Brandenburg mit attraktiven Arrangements und garantieren einen unvergesslichen Saisonstart. Auf zunehmendes Interesse im Trendbereich Flusskreuzfahrten stoßen Saisoneröffnungsfahrten in der Vor- und Nebensaison zu besonders günstigen Preisen und exklusiven Arrangements. Weitere kreative Ideen rund um die Saisoneröffnung und außergewöhnliche Erlebnisse für die neue Saison bieten unsere entsprechenden Programme und Kataloge, die natürlich alle online abrufbar sind. Unseren Kunden ermöglichen wir zudem für die perfekte Saisonplanung in der neuen Version unseres Vertriebssystems Magellan GT 4.0 den Zugriff auf über 3.000 fertig ausgearbeitete Gruppenreisen. Magellan GT 4.0 lässt sich nahtlos in jede bestehende Homepage integrieren. Der Verkauf der Reisen erfolgt ausschließlich im Namen des Bus- und Gruppenreiseveranstalters oder des Reisebüros mit Eigenveranstaltung, das dieses Vertriebssystem nutzt. Gerade die langjährige Erfahrung und Kompetenz unserer Mitarbeiter sind ein Garant für Trendgespür, kreative Reiseideen und unvergessliche Reiseerlebnisse.

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