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02.11.2015

Cool bleiben trotz heißer Rhythmen

Cool bleiben trotz heißer Rhythmen

Musical- und Musikreisen.  Für den Reiseleiter gilt es bei diesem Thema, zwischen Party-Laune und Organisationsstress durch gute Planung allzeit den richtigen Ton zu treffen und stets im Takt zu bleiben.


Reisen zum Thema Musik sind heterogen und reichen von Klassikreisen mit dem Charakter einer Studienreise bis zum Schlagerfestival, wo es schon deutlich zünftiger hergehen kann. Gerade auch Musicals sind ein Dauerbrenner und von einem heterogenen Publikum nachgefragt. Sie reichen von Mehrtagesfahrten mit täglichen musikalischen Highlights oder Shows, über den Kurz-Trip mit einem Konzert oder Musical und kurzem Rahmenprogramm in der Zielstadt, bis zur vermeintlich einfachen Transferfahrt zum Event und zurück. Wichtig ist hierbei, dass alle an die pünktliche Teilnahme gebunden sind. Dies hat juristische und organisatorische Gründe und stellt für den Reiseleiter eine wichtige Grundlage dar. Das Event kann mitunter auch den einzigen Reisegrund darstellen, so dass bei zeitlichen Problemen die gesamte Reise verschwendete Urlaubszeit darstellen und mitunter schadenersatzpflichtig sein kann. Eine pünktliche Anreise ist daher für die Reise elementar wichtig und durch ausreichend Vorlaufzeit bei der Anfahrt abzusichern. Achtung: auch für Rahmenbedingungen gilt dies, etwa wenn Gepäckstücke fehlen und Hotelankunftszeiten ausfallen – ohne Smoking kein Opernball.

Ebenso wie die Events variieren auch die Spielstätten und reichen von kleinen Festhallen, Kirchen und Theatern über moderne Musical-Domes bis zur riesigen Multifunktions-Arena. Hierauf sind die Vorbereitungen und Planungen in Bezug zu  Anfahrt und Einlassprozedere detailliert vorzubereiten und abzustimmen. Bei mehrtägigen Reisen in ein Zielgebiet mit Besuch von Musikveranstaltungen bleibt demnach mehr Zeit für Koordination als bei Tagesevents wie Musicals. Manche mehrtägige Events richten ihre Veranstaltung auch gezielt auf Busunternehmen aus und bieten neben den obligatorischen Informationsbroschüren per Post, auch Organisations-Treffen zur Planung der Anreise und dem schnelleren Einlass zum Event im Zielgebiet im Vorfeld des Events. Bei allen gilt es, möglichst viele organisatorische Vorkehrungen schon vor der eigentlichen Eventanfahrt zu treffen: Voucher, Eintrittskarten, Ausstiegs- und Zustiegspunkte. Gerade bei größeren Events in Multifunktionsarenen fehlt oft der persönliche Empfang, wodurch Kontaktaufnahme im Vorfeld, Ortskenntnisse und Zeitreserven umso wichtiger sind. Der vorgelagerte Kontakt zu den Veranstaltern und Sales-Partnern bietet sich daher besonders an. Eine gute Planung der Abfahrt ist auch mit Blick auf die Lenk- und Ruhezeiten einzubeziehen.
Die richtige Einstimmung
Für viele Musik-Freunde und Fans ist der Besuch eines Konzertes oder Musicals oft ein lang gehegter Wunsch oder der Höhepunkt des Jahres. Freunde der klassischen Musik oder Musicalbesucher stellen an die Reise mitunter jedoch andere Ansprüche und erwarten ein anderes Verhalten des Reiseleiters als Gäste beim Besuch des Musikantenstadl oder von Marius Müller-Westernhagen. Diese Einstellungen und Erwartungen zu verstehen und Empathie zu zeigen, ist Anspruch an den Reiseleiter. Hierbei hilft neben dem Blick in die Katalogausschreibung der Reise auch das Gespräch mit erfahrenen Kollegen und den Veranstaltern.

Reisen zu musikalischen Events zeichnen sich gerade auch durch das Gemeinschaftsgefühl aus. Dieses zu entwickeln und zu fördern hebt bei allen Gruppen die Stimmung und führt zu einprägsamen Erlebnissen. Der Reiseleiter sollte daher auch „emotional“ dabei sein und sich nicht auf „normaler“ Transferfahrt wähnen: Ein Grundwissen über die Musikrichtung und Interpreten zeigt Integration in die Gruppe, Anekdoten, Wissenswertes über Darsteller, Erfahrungsberichte unterstreichen dies und fordern vom Reiseleiter auch Fähigkeiten eines Animateurs. Auch das Einspielen von passender Musik hebt die Stimmung schon bei der Anfahrt und läutet den Reisehöhepunkt ein. Einspielungen von Musik im Bus müssen jedoch aus rechtlicher Sicht legal und von den Gema-Verordnungen gedeckt sein. Informationen zu diesem wichtigen Thema und entsprechende Rahmenverträge bietet auch der RDA. Einige Musical- und Musikreiseveranstalter bieten auf Nachfrage auch vorgefertigte Tonträger und Videos zur Einstimmung der Gäste.

Manche Konzerte können mitunter extrovertiert und exzessiv sein. Häufig ist hierbei ein junges Reisepublikum an Bord, das den Bus als reines Transfermittel sieht und keine Rund-um-Versorgung durch Reiseleiter und Driver Guide wünscht. Gerade hier könnten durch die ausgelassene Stimmung auch Probleme entstehen: Übermäßiger Alkoholgenuss können Ärger, Sicherheitsprobleme und juristische Folgen haben. Vorsorgliche Hinweise vor Fahrtantritt und im Einzelgespräch sowie eine klare Führung sind hier wichtig, um die Situation jederzeit beherrschen und sicherheitsbewusst handeln zu können. Auch hierzu bietet der RDA Mitgliedern juristische Beratung.

Nach dem Konzert ist vor dem Konzert
Viele Musicals und Musikveranstaltungen haben eine große, mitunter treue und interessierte Fangemeinde. Dies eröffnet Chancen und Möglichkeiten für After-Sale-Gespräche. Die positiven Emotionen der Gäste auf der Rückreise oder dem weiterem Reiseverlauf lassen sich gezielt auf die Ausrichtung der eigenen Bewerbung weiterer Events lenken. Hinweise auf andere Musikangebote im Programm, Frühbucher-Aktionen für die nächste Musik-Veranstaltung (des Interpreten) oder Reisen mit Relationen zum Musikevent sind gezieltes Marketing und sichern dem Kunden spannende und passende Angebote – etwa: „Industriekultur entdecken an Rhein und Ruhr – auf ins Revier zu Herbert Grönemeyer und singenden Zügen.“

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