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02.10.2014

Pünktlich zu Puccini

Pünktlich zu Puccini

Musikreisen. Musik bringt Menschen seit jeher zusammen und schafft emotionale Erlebnisse – kein Wunder, dass Musikreisen gute Stimmung bringen und boomen. Für den Reiseleiter gilt es, zwischen Party-Laune und Organisationsstress durch gute Planung allzeit den richtigen Ton zu treffen und stets im Takt zu bleiben …

Musikreisen sind heterogen und reichen von Klassikreisen mit dem Charakter einer Studienreise bis zum Schlagerfestival, wo es schon etwas zünftiger hergehen kann. Es werden Mehrtagesfahrten mit täglichen musikalischen Highlights angeboten, ebenso der Kurz-Trip zu einem Konzert mit kurzem Rahmenprogramm, bis hin zur vermeintlich einfachen Transferfahrt zum Event und zurück. Jedoch sind alle an die pünktliche Teilnahme gebunden, da das Event mitunter den einzigen Reisegrund darstellen kann. Bei Problemen kann die ganze Reise somit verschwendete Urlaubszeit darstellen und mitunter schadenersatzpflichtig sein. Eine pünktliche Anreise ist daher für die Reise elementar wichtig und durch Pufferzeiten abzusichern. Achtung: auch für Rahmenbedingungen gilt dies, etwa wenn Gepäckstücke fehlen und Hotelankunftszeiten ausfallen – ohne Smoking kein Opernball.

Anfahrt und Einlassprozedere variieren stark und müssen daher detailliert vorbereitet werden. Bei mehrtägigen Reisen in ein Zielgebiet mit Besuch von Musikveranstaltungen bleibt mehr Zeit für Koordination als bei Tagesevents. Manche mehrtägige Events, wie etwa der Alpenländische Musikherbst, richten ihre Veranstaltung gezielt auf Busunternehmen aus und bieten neben den obligatorischen Informationsbroschüren per Post, Organisations-Treffen zur Planung der Anreise und dem schnelleren Einlass zum Event im Zielgebiet schon im Vorfeld des Events an. Es gilt somit, möglichst viele organisatorische Vorkehrungen vor der eigentlichen Eventanfahrt zu treffen: Voucher, Eintrittskarten, Ausstiegs- und Zustiegspunkte. Bei größeren Events in Multifunktionsarenen fehlt oft der persönliche Empfang, wodurch Kontaktaufnahme im Vorfeld, Ortskenntnisse und Zeitreserven umso wichtiger sind. Eine gute Planung der Abfahrt ist auch mit Blick auf die Lenk- und Ruhezeiten einzubeziehen.

Musikalische Einstimmung im Bus
Für viele Musik-Freunde und Fans ist der Besuch eines Konzertes oft ein lang gehegter Wunsch oder der Höhepunkt des Jahres. Freunde der klassischen Musik stellen an die Reise mitunter jedoch andere Ansprüche und erwarten ein anderes Verhalten des Reiseleiters als Gäste beim Besuch des Musikantenstadl oder eines Konzerts von Marius Müller-Westernhagen. Diese Einstellungen und Erwartungen zu verstehen und Empathie zu zeigen ist Anspruch an den Reiseleiter. Hierbei hilft neben dem Blick in die Katalogausschreibung der Reise auch das Gespräch mit erfahrenen Kollegen und den Veranstaltern. Ein Gemeinschaftsgefühl zu entwickeln hebt bei allen Gruppen die Stimmung und führt zu einprägsamen Erlebnissen: Ein Grundwissen über die Musikrichtung und die Interpreten zeigt Integration in die Gruppe, Anekdoten unterstreichen dies. Auch das Einspielen von passender Musik hebt die Stimmung schon bei der Anfahrt. Einspielungen von Musik im Bus müssen jedoch aus rechtlicher Sicht legal und von den Gema-Verordnungen gedeckt sein. Informationen zu diesem wichtigen Thema und entsprechende Rahmenverträge bieten etwa der RDA oder die Gema. Einige Musikreiseveranstalter bieten auf Nachfrage auch vorgefertigte Tonträger und Videos zur Einstimmung der Gäste.

Hände weg vom Alkohol
Nicht bei allen Musikevents ist die Teilnahme des Reiseleiters vom Veranstalter oder Reiseunternehmer obligatorisch oder gewollt. Die Teilnahme des Reiseleiters am eigentlichen Event kann jedoch sinnvoll sein:
•    Steigerung der Servicequalität
•    Steigerung des Wir-Gefühls
•    neue Impressionen und Erfahrungen aus erster Hand
•    authentische Weiterempfehlung an Kunden
Achtung: Trotz aller Empathie sollte ein professioneller Abstand gewahrt bleiben, um eine klare Führung und professionelles Handeln zu ermöglichen Manche Konzerte können mitunter ex-trovertiert und exzessiv sein. Häufig ist hierbei ein junges Reisepublikum an Bord, die den Bus als reines Transfermittel sehen und keine Rund-um-Versorgung durch Reiseleiter und Driver-Guide wünschen. Gerade hier könnten durch die ausgelassene Stimmung auch Probleme entstehen: Übermäßiger Alkoholgenuss und Drogenkonsum können Ärger, Sicherheitsprobleme und juristische Folgen haben. Klare Hinweise vor Fahrtantritt und im Einzelgespräch sowie eine klare Führung sind hier wichtig, um die Situation jederzeit beherrschen zu können.

Die positiven Emotionen der Gäste auf der Rückreise oder dem weiterem Reiseverlauf lassen sich gezielt auf die Ausrichtung der eigenen Bewerbung weiterer Events lenken. Hinweise auf andere Musikangebote im Programm, Frühbucher-Aktionen für die nächste Musik-Veranstaltung oder Reisen mit Relationen zum Musikevent/Interpreten sind gezieltes Marketing und sichern dem Kunden spannende und passende Angebote durch ihre Expertise: „Auf geht’s nach Prag – die Stadt Karel Gotts entdecken!“. Ulrich Gauf*

*Reiseleiter-Zertifikat Bundesverband der Deutschen Tourismuswirtschaft und Hochschule Bremen

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