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15.07.2015

Trendscout und Einkaufshelfer

Trendscout und Einkaufshelfer

Vor-Ort-Kompetenz. Neue Trends zu entdecken und umzusetzen sind die Voraussetzungen für einen zielgerichteten Einkauf, in dem bekanntlich der Gewinn liegt. In Prozess kommen dem Reiseleiter als Experten vor Ort vielfältige Schlüsselfunktionen zu.

Der Reiseleiter ist Experte vor Ort, hat auf der Reise das „Ohr am Kunden“ und ist Qualitätsprüfer der Reise. Fortlaufend gilt: optimierungen im Reiseablauf erkennen, neue Trends im Zielgebiet aufspüren, Angebote einholen, konkrete Vorschläge und Reiseideen als Entscheidungs- und Planungshilfe an Einkäufer und Entscheider zu Hause kommunizieren:
•     Was kann unterwegs verbessert werden?
•    Welche Reisebestandteile sind überflüssig?
•     Welche Reisebestandteile werden stark nachgefragt?
•     Welche sind die Kundenwünsche und Anmerkungen/Anregungen im Einzelgespräch?
•     Gibt es Lücken im Angebot/Sortiment?
•     Passt das Angebot zur Ausschreibung/Zielgruppe?
•     Gibt es neue Highlights und Alternativen im Zielgebiet?
Um neue Trends zu entdecken, bieten sich klassische Plattformen wie der RDA-Workshop an. Auch sind Fachmedien und Sonderveröffentlichungen via Internet sinnvoll, um ein Gespür für die Marktlage und die Trend-Themen zu gewinnen. Aber gerade auch das Vor-Ort-Spezialwissen und die Präsenz des Reiseleiters unterwegs bieten große Chancen für neue Impulse. Auch im Dialog mit den Kunden unterwegs erhalten Reiseleiter Einblicke in Wünsche und Themen.

Neue Möglichkeiten im Zielgebiet lassen sich durch Vertrauens- und Kontaktpersonen generieren und müssen durch die stetige Beobachtung vor Ort begleitet werden: Wer fragt, der führt. Für Reiseleiter gilt es, dieses Wissen stetig zu verifizieren und auszubauen, um es detailliert in die Planung und Gestaltung neuer Produkte und zur Optimierung einzubringen. Hierzu gehört auch die Vorbereitung des Einkaufs.

Trends durch Kundenkontakt
Um Einkaufskosten und -aufwand zu minimieren, zur Qualitätskontrolle, um orts- und produktionsspezifische Kenntnisse des Reiseleiters zu nutzen sowie situationsbedingt reagieren zu können, sollten Reiseleiter in Produktentwicklung und Reiseplanungen integriert, zumindest aber dafür sensibilisiert werden. Einkaufsvorbereitung erfordert Kenntnisse zu Ablauf, Risiken und Chancen. Für erfahrene Reiseleiter ist dies eine Gelegenheit, in der Firmenhierarchie in die nächste Kompetenz-Ebene aufzusteigen. Sie können durch den nahen Kundenkontakt neue Trends entdecken und durch ihr einkaufstechnisches Know-how diese gleich durch Recherchen vorbereiten und aktiv kontrollieren. Allgemeine Aufgaben sind:
Ob als langjähriger, festangestellter Reiseleiter/Driver Guide oder als Freiberufler: Wichtig ist, dass jeder, auch wenn er keine oder nur wenige Kompetenzen im Einkauf hat, als Teil des Unternehmens an dessen Wirtschaftlichkeit interessiert sein sollte. Wissen und Gespür für Einkaufsfragen muss entwickelt werden.

Nicht zu weit vorpreschen
Achtung: Soweit Reiseleiter mit den einkaufsvorbereitenden Tätigkeiten betraut sind, müssen sie darauf achten, dass sie die Entscheidung des späteren Einkäufers nicht vorwegnehmen. Ferner dürfen sie bei Angebotseinholung keine Verbindlichkeiten für den  Reiseveranstalter eingehen: es drohen Vertragsstrafen wegen Nichtabnahme der Leistung, Stornogebühren, Nichterfüllung, etc. Nichtbevollmächtigtes Handeln kann sogar den Reiseleiter regresspflichtig machen. Eine eingehende Einarbeitung und Sensibilisierung ist wichtig, um Kompetenzen, Zielvorgaben, Kommunikationswege genau mit dem Reiseveranstalter abzuklären. Es ist bei der Fülle der Aufgaben während einer Reise sinnvoll, sich durch vorgefertigte Checklisten zu entlasten. Hilfestellungen bieten Fachliteratur, Fachpresse oder der RDA-Ratgeber „Richtiger Einkauf“ von Harald Bartl.

Merke: Informationen zur Reise müssen dokumentiert, präsentiert und diskutiert werden, um sie in neue Reisen integrieren zu können. Hierin stecken Aufwand, Risiken – aber auch ungeahnte Chancen. Durch das aktive Zusammenspiel mit Kunden und Experten des Reiseunternehmens können Messebesuche, Reiseausschreibungen, -planungen, neue Trends und Einkäufe durch Reiseleiter aktiv optimiert und begleitet werden. Ziel muss im Interesse von Kunde, Reiseunternehmen und Reiseleiter sein, eine höhere Qualität und Wirtschaftlichkeit sicherzustellen.
Ulrich Gauf*

*Reiseleiter-Zertifikat Bundesverband der Deutschen Tourismuswirtschaft und Hochschule Bremen

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