Grundsätzlich muss der Anspruch an die Reiseleitung sein, Experte vor Ort zu sein. Fortlaufend gilt: Optimierungen im Reiseablauf erkennen, neue Trends im Zielgebiet aufspüren, konkrete Vorschläge und Reiseideen an Einkäufer und Entscheider zu Hause kommunizieren. Um neue Trends zu entdecken, bieten sich klassische Ansätze, wie der RDA-Workshop mit einer breiten Angebotspalette oder die aktuellsten Kataloge von Paketern an. Auch sind Fachmedien hilfreich, um ein Gespür für die Marktlage und Trend-Themen zu gewinnen. Ziel muss eine gemeinschaftliche Entwicklung von Produkten sein, um Trends nicht nur aufzuspüren, sondern auch wirtschaftlich und zielgruppengerecht umzusetzen.

Auch im Dialog mit den Kunden unterwegs erhalten Reiseleiter mitunter die besten Einblicke in Wünsche und Themen. Neue Möglichkeiten im Zielgebiet lassen sich durch Vertrauens- und Kontaktpersonen generieren und müssen durch die stetige Beobachtung vor Ort begleitet werden.

Achtung: Soweit Reiseleiter mit einkaufsvorbereitenden Tätigkeiten betraut sind, müssen sie darauf achten, dass sie die Entscheidung des späteren Einkäufers nicht vorwegnehmen, keine Verbindlichkeiten für den  Reiseveranstalter eingehen: Es drohen Vertragsstrafen wegen Nichtabnahme der Leistung, Stornogebühren, Nichterfüllung et cetera. Nichtbevollmächtigtes Handeln kann sogar den Reiseleiter regresspflichtig machen. Hilfestellungen bieten Fachliteratur, die Fachpresse oder die RDA-Broschüre „Richtiger Einkauf“ von Harald Bartl.

Der Paketer als Partner
Hilfreiche Partner zur Vereinfachung in diesem Bereich sind Paketreiseveranstalter. Die Vorteile einer Partnerschaft liegen für Busunternehmen und ihre Reiseleiter auf der Hand:
•     Es muss nicht in jedem Land und für jede Reise selbst verhandelt werden.
•     Auswahl der Leistungen aus dem Angebotskatalog des Paketreiseveranstalters auf Grundlage der Kundenstruktur, Marktpositionierung und Angebotslage.
•     Der Paketreiseveranstalter übernimmt die Korrespondenz mit vielen einzelnen Leistungsträgern.
•     Der Paketreiseveranstalter bietet durch seine guten Kenntnisse der Handelsbräuche vor Ort und die großen Einkaufszahlen günstige Preise.
•     Rationelle Abwicklung und Kontingentüberwachung.
•     Spezielle und interessante Angebote, etwa in eher ausgefallene Reiseregionen.
Dies trifft insbesondere auch auf Leistungen zu, bei denen spezielle, punktuelle Spezialkenntnisse erforderlich sind. Viele Reisen und Regionen bieten attraktive, zusätzliche Destinationen und Programmpunkte. Dies gilt auch für Standardziele. Jedoch fehlen gerade mittelständischen Busreiseunternehmen und den eingesetzten Reiseleitern oft die Zeit und die nötigen Kontakte vor Ort, um diese in die bestehenden Reiseprogramme zu integrieren. Für Reiseleiter bietet der Kontakt mit Paket-Spezialisten die Möglichkeit, regionale und exotische Themen einer Reise in Zukunft zu integrieren. Bei einer langen und ausgefüllten Saison kann der begleitende Service des Reise-Teams des Paketers die Reiseleitung entlasten und eine Qualitätssteigerung unterstützen.

Eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit dem Paketer schließt dringend auch eine gezielte Nachbetrachtung und Bewertung der Reise mit ein, um gegebenenfalls Änderungen und Anpassungen für andere Reisen oder das nächste Jahr vorzunehmen. Die Einbindung des Reiseleiters in die Planung, Kommunikation und Absprache mit dem Paketreiseveranstalter sichert daher nicht nur den Organisationsablauf, sondern kann auch zur optimalen Integration der verschiedenen Reisebestandteile führen. Die schließt auch eine nachgelagerte Qualitätskontrolle mit ergänzender Reiseoptimierung mit ein.